Toimittajalle pitää vastata nopeasti

Kuuma-kuntien viestintä- ja tiedotustehtäviä hoitavat henkilöt saivat konkreettia neuvoja ja vinkkejä tiedottamisesta Hyrylän Hyökkälän koululla 23.11.2006 järjestetyssä koulutustilaisuudessa. Viestintäkouluttaja, toimittaja Tiina Torppa Infor Oy:stä korosti, että kun toimittajat kyselevät lisätietoa juttuihinsa, heille pitää vastata heti. Sanomalehdissä kyse voi olla jopa viidestätoista minuutista, jotta oikea tieto saadaan seuraavan päivän lehteen.

Kunnanhallituksen ja –valtuuston esityslistoista juttua tekevät toimittajat saattavat kiireisinä soittaa lisätietoja asioista. Jos toimittaja ei tavoita kunnasta kyseisestä asialistan kohdasta tiedottamisvastuussa olevaa henkilöä, toimittaja Tiina Torppa toivoo, että rutiininomaista lisätietoa voisivat muutkin kunnan työntekijät antaa. Haastatteluissa tai mielipidejutuissa voi sen sijaan tiedustelun siirtää tiedottamisesta vastaavalle henkilölle. Mäntsälässä, kerran vuodessa pidettävät lehdistötapaamiset ovat Torpan mielestä hyviä tilaisuuksia. Niissä toimittajat saavat tietoa siitä, ketkä henkilöt ovat kunnassa tiedottamisvastuussa ja heidän asiantuntemusalueensa.

Koulutustilaisuuden järjesti Kuuman viestintätyöryhmä. Ryhmän jäsen, Mäntsälän Yrityskehitys Oy:n markkinointipäällikkö Jyrki Teeriaho kannustaa kuntien tiedotusvastaavia persoonalliseen viestintään, jotta tiedotteet saadaan lähelle lukijaa. Teeriaho esitti kommenttipuheenvuorossaan, että ”toimittajan haastattelussa virkamies voi hyvin tuoda esille persoonaansa, jotta juttu saadaan lähelle lukijaa. Siitä ei ole mitään haittaa”. Teeriaho kannustaa kuntien tiedotusvastaavia aktiiviseen tiedottamiseen, arjen asioista. Sekä Teeriaho että Torppa neuvovat käyttämään tiedotteissa tekemistä kuvaavia sanoja ja välttämään kapulakieltä. Näin saadaan tiedotteeseen tekemisen meininki.

Kuvateksti: Käytännönläheisessä koulutustilaisuudessa analysoitiin ryhmätyönä Kuuma-kuntien Internet-tiedotteita.